Журавлева Наталья Викторовна,
главный библиотекарь отдела хранения основного фонда
ГБУК «Псковская областная универсальная научная библиотека»
Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению их сохранности. Такой учет ведется библиотеками в соответствии с порядком, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077. Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
В 2017 году в «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» были внесены изменения Приказом Минкультуры РФ от 02.02.2017 № 115, которые расширили возможности библиотек по работе с документами, списываемыми из библиотечных фондов.
Пункт 5.1. «Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность».
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
Пункт 5.2 изложен в новой редакции: «Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144), утверждённой Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», с изменениями, внесёнными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16.11.2016 № 209н.
Претерпел изменения и п. 5.7.1, который теперь гласит: «Списанные объекты, исключённые из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья».
Есть разница в последовательности действий при списании для ветхих, дефектных и устаревших по содержанию изданий и изданий, списанных по причине непрофильности.
При списании ветхих изданий предполагается следующий порядок действий:
- осуществить отбор ветхих документов из фонда;
- разделить издания на абсолютно утратившие и частично сохранившие потребительские свойства;
- документы, утратившие потребительские свойства, подготовить к списанию и передаче в пункты приема вторсырья;
- документы, частично сохранившие потребительские свойства, списать с соблюдением всех требований «Порядка учета…» и подготовить для безвозмездной передачи физическим и юридическим лицам;
- ту часть книг, которая в результате передана желающим, необходимо отразить в акте безвозмездной передачи физическим или юридическим лицам и передать в бухгалтерию.
Требования к этому документу надо согласовать с бухгалтерией. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты приема вторсырья, о чем в бухгалтерию также сдается соответствующий документ.
При безвозмездной передаче документов физическим лицам книги, предлагаемые для этой цели, выставляются в открытом доступе (буккроссинг), для юридических – формируются списки изданий, публикуемые на сайте библиотеки. По мере необходимости составляется «Акт о списании» с указанием причины «безвозмездная передача» и приложением списка переданной литературы и другой сопроводительный документ.
Пункт 5.7.2 теперь предусматривает, что «списанные объекты, исключённые из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья».
Таким образом, только документы, переданные в обменный фонд – списанные по причине непрофильности - могут быть реализованы физическим и юридическим лицам, в т.ч. через интернет – магазин. Для этого издания, передаются в обменный фонд с отражением на забалансовом учете (что предусмотрено Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (код по ОКУД 0504144), утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2015№52н с изменениями, внесенными Приказом Минфина от 16 ноября 2016 г. №209н.) (см. п. 5.2 «Порядка учета…»)
Обменный фонд – фонд, предназначенный для обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, информационным центрам и (или) продажи их организациям и частным лицам (ГОСТ 7.76-96).
Обменный фонд состоит из непрофильных документов отдельной библиотеки и предназначен для их перераспределения путем безвозмездной передачи другим библиотекам, иным некоммерческим организациям и продажи юридическим и физическим лицам (ГОСТ 7.0.93 – 2015).
Передача исключенных из фондов отделов фондодержателей документов в обменный фонд для дальнейшего перераспределения осуществляется на основе утвержденного Акта о списании по причине «непрофильность», который дополняется Накладной на внутреннее перемещение изданий, о чем делается запись на Акте о списании.
Реализация юридическими и физическим лицам происходит с оформлением для каждого случая разной документации:
- для юридических лиц - договор купли-продажи, счет, счет-фактура, товарная накладная
- для физических лиц - договор на условиях оферты, заказ покупателя, квитанция строгой отчетности для реализации через интернет-магазин или квитанция строгой отчетности для реализации при личном обращении
Безвозмездная передача исключенных документов осуществляется:
- юридическим лицам с оформлением договора о безвозмездной передаче, акт приема-передачи
- физическим лицам с оформлением сводного акта о передаче изданий физическим лицам
Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы будут направляться в пункты вторичного сырья». Для этого будет оформлен договор с организацией по переработке вторсырья, товарная накладная.
Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком документов, исключенных из библиотечного фонда.
Оценка документов, предлагаемых к продаже, производится сравнительным методом оценочной комиссией на основе рыночных цен с учетом физического состояния изданий и с учетом НДС 10%.
Итоги движения (поступление и выбытие) документов обменного фонда фиксируются в Книге суммарного учета и в электронной базе «Учета сектора обменного фонда».
Таким образом, исключение документов из библиотечного фонда производится в два этапа: изъятие документов из библиотечного фонда и перераспределение, реализация или утилизация изъятых документов. Вторым этапом и будет заниматься обменный фонд, в том числе через интернет-магазин.
Предполагалось, что кроме списанной литературы, в магазине будут представлены издания местных авторов и продукция издательского центра библиотеки.
По Распоряжению Правительства РФ от 7 октября 2019 г. № 2315-р в соответствии с пунктом 12 статьи 2 Федерального закона «О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» был утвержден перечень платных услуг, оказываемых государственными и муниципальными библиотеками, библиотеками Российской академии наук, других академий, научно – исследовательских институтов, образовательных организаций без применения контрольно – кассовой техники. Согласно ему в квитанции строгой отчетности мы можем указывать причину платежа «Продажа списанных из фондов изданий и печатной продукции самой библиотеки». Такая формулировка четко дает понять, что интернет-магазин на данном этапе (то есть без контрольно – кассовой техники) может оформлять продажу списанной литературы, продукцию издательского центра библиотеки, но не изданий местных авторов. Решением вопроса может стать покупка кассового аппарата и внесение изменений в Уставе библиотеки, но это будет полноценная коммерческая деятельность, налоги и рентабельность при таком развитии событий остается под вопросом.
Для начала работы со списанными изданиями необходимо разработать и утвердить ряд документов:
- дополнение к Порядку учета фонда, где прописать понятие «непрофильность» как причины списания и направления выбытия документов (обменный фонд);
- организационно-распорядительную документацию и локальные акты по обменному фонду и интернет-магазину, как его составляющей;
-договор купли-продажи для реализации списанных изданий юридическим лицам;
- договор о безвозмездной передаче списанных изданий юридическим лицам
- сводный акт о безвозмездной передаче списанных изданий физическим лицам.
Теперь о том, что уже сделано:
Совместно с отделом автоматизации разработан сайт интернет-магазина, правила предоставления услуги (правила работы интернет-магазина) и оферта.
В январе 2019 года был осуществлен пилотный запуск магазина, который показал высокую заинтересованность пользователями. За 3 дня работы поступило 3 заявки. Я считаю, что это хороший результат, на территории области есть интерес к нашим книгам.
Вывод: начало работы интернет - магазина сопряжено с рядом подготовительных мероприятий. Реально функционировать интернет-магазин сможет после изъятия изданий отделами фондодержателями из библиотечного фонда с последующей передачей в обменный фонд, то есть ориентировочно третий квартал 2020 года. За это время мы сможем подготовить документальную базу, возможно даже решить проблему с продажей изданий местных писателей.
Схема документального выбытия документов из фондов библиотеки
